PP
Selected Partners
Supplies
HSM
UniFlow
ULM
eMaintenance
Niszczarka to obok drukarki jeden z podstawowych sprzętów biurowych. Przybywająca ilość dokumentów i coraz częstsze zabieranie pracy do domu sprawia, że coraz więcej klientów indywidualnych również decyduje się na zakup urządzenia niszczącego. Zaostrzone przepisy o ochronie danych osobowych oraz względy bezpieczeństwa motywują do stosowania rozwiązań, które ustrzegą nas przed negatywnymi konsekwencjami dostania się dokumentów w niepowołane ręce.
W zależności od przeznaczenia, producenci oferują różne typy niszczarek, o specyfikacji technicznej dostosowanej do potrzeb użytkownika. Najpopularniejszym podziałem jest ten związany z wydajnością – im ma być ona lepsza, tym urządzenie będzie droższe. Dokonując wyboru warto się zastanowić ile dokumentów dziennie albo miesięcznie będziemy niszczyć, jak wiele osób będzie z niszczarki korzystać i jakiego rodzaju nośniki planujemy w niej utylizować. Nie bez znaczenia będzie również wygoda w użytkowaniu. O wiele szybciej i przyjemniej zniszczymy dokumenty spięte spinaczem, nie musząc ich wcześniej rozdzielać. Ceny urządzeń do indywidualnego przeznaczenia sięgają maksymalnie kilkuset złotych. Odpowiednim modelem to okazjonalnego zastosowania będzie HSM Shredstar, który jest w stanie niszczyć ok. 50 kartek dziennie, co stanowi optymalne rozwiązanie dla osób, które nie posiadają dużej ilości materiałów do niszczenia.
Wybór niszczarki do biura bywa nieco bardziej skomplikowany i przed zakupem należy zwrócić uwagę na wiele parametrów. Wydajność to jedno, natomiast kolejnym istotnym aspektem jest bezpieczeństwo w procesie niszczenia danych. Jeśli posiadamy dokumenty poufne lub posiadające dane wrażliwe, zdecydowanie warto rozważyć modele gwarantujące niszczenie zgodnie z klasyfikacją normy DIN, która określa rozmiar ścinki dla danego rodzaju dokumentów. Zanim przejdziemy dalej, warto dowiedzieć się nieco więcej na temat tej normy, ponieważ ułatwi nam to wybór odpowiedniego urządzenia.
Norma DIN 66399 określa skuteczność, z jaką urządzenie niszczy poufne dane. W ramach tej klasyfikacji obowiązuje 7 stopni bezpieczeństwa, zaczynając o informacji niskiego ryzyka (dokumenty jawne, prospekty, materiały reklamowe, itd.) po najbardziej poufne dane (akta osobowe, sprawozdania finansowe, tajne dokumenty rządowe, itp.).
Podział jest następujący:
Znając tę klasyfikację, dużo łatwiej będzie dobrać odpowiedni produkt. Na potrzeby niszczenia nośników dokumentów zawierających szczególnie wrażliwe i poufne dane zaleca się stosowanie urządzeń o DIN minimum P-4, dzięki czemu kartki niszczone są w drobne kwadraciki, a nie – jak zwykle bywa – paski. Rekomendowanym modelem dla takiego zastosowania będzie niszczarka HSM Securio, o wysokiej wydajności i najwyższych normach bezpieczeństwa. Seria ta wyposażona została w intuicyjny panel z przyciskami funkcyjnymi, zapewniający długą żywotność system automatycznego oliwienia wałków tnących oraz silnik o dużej mocy, który umożliwia stałą pracę urządzenia nawet przez 24 godziny na dobę. Stopień poufności zastosowany w tych urządzeniach producent określa na P-6 oraz P-7, co daje komfort użytkowania w instytucjach rządowych czy wojskowych, posiadających rozbudowane archiwa z dokumentami o charakterze ściśle tajnym.
Jeśli na co dzień nie pracujemy z poufnymi danymi a zależy nam na zachowaniu bezpieczeństwa informacji o naszych klientach – niezależnie od tego czy są to tylko podstawowe i w pełni jawne dane teleadresowe kontrahentów, dawne faktury czy nieaktualna lista numerów telefonów dostawców – zdecydujemy się na niszczarkę średniej klasy, o umiarkowanej wydajności, ale z gwarancją jakości i komfortu bezawaryjnego działania przez lata. Urządzenia z tzw. średniej półki to najczęstszy wybór małych i średnich przedsiębiorców prowadzących działalność niewymagającą utylizowania olbrzymich ilości papieru. Ważną rolę gra tutaj rozsądna cena – produkt tej klasy to koszt od kilkuset złotych do około tysiąca. W tej kategorii bardzo dobrze sprzedają się niemieckie niszczarki HSM, z uwagi na wysoką jakość wykonania i niezawodne mechanizmy oparte na wydajnych podzespołach, umożliwiających ciągłą pracę urządzenia. Warto zwrócić uwagę również na design tych produktów – w rozsądnej cenie otrzymujemy urządzenie o doskonałej wydajności, ale także świetnie wyglądające w nowoczesnych, industrialnych przestrzeniach biurowych.
Wybierając niszczarkę do biura należy też zastanowić się nad wielkością pojemnika na ścinki. Odpowiadając sobie na pytanie jak wiele dokumentów będziemy utylizować oraz jak często, łatwiej będzie zdecydować się na odpowiadający naszym potrzebom model. Planując zakup trzeba wziąć pod uwagę również miejsce, w którym urządzenie będzie stać i jaką pojemność ostatecznie wybrać, by nie zastawić przejścia w biurze lub zmieścić się w dedykowaną do tego celu wnękę w korytarzu, jednocześnie pamiętając o obowiązujących przepisach BHP. Biorąc pod uwagę te kwestie, zdecydowanie łatwiej będzie zakupić sprzęt, który spełni nasze oczekiwania, a dzięki przemyślanej ergonomii, wpłynie również pozytywnie na wydajność pracowników.
Kolejnym czynnikiem przy wyborze niszczarki do dokumentów jest docelowa liczba użytkowników, którzy będą mieli dostęp do urządzenia. To kryterium nawiązuje do wcześniej wspomnianej wydajności drukarki. Scenariusz, w którym przewidujemy codzienną pracę niszczarki i eksploatację przez kilka osób, utylizujących od kilkudziesięciu do stu kartek dziennie będzie wymagał zakupu sprzętu wyższej klasy o znacznym stopniu bezawaryjności. Koszt tego typu niszczarki to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych, ale warto go potraktować jako inwestycję, ponieważ kary za wyrzucenie poufnych dokumentów będą zdecydowanie wyższe. Do takiego przeznaczenia świetnie sprawdzą się modele typu HSM Securio B26 oraz B32. Jeśli prowadzimy niedużą firmę, a z dokumentami do czynienia ma zwykle jeden lub maksymalnie dwóch pracowników, dobór sprzętu niszczącego można dostosować do planowanej intensywności pracy urządzenia i zdecydować się na modele tańsze, jak np. HSM Securio C14 i C16.
Często bywa tak, że oprócz papierowej dokumentacji, do zniszczenia pozostają dane umieszczone na innych niż papier nośnikach. Za sprawą postępującej cyfryzacji, przedsiębiorstwa przenoszą strategiczne informacje na firmowe dyski sieciowe, podejmując jednocześnie decyzję o likwidacji fizycznych nośników, takich jak płyty CD, które są coraz rzadziej wykorzystywane do przechowywania danych, choćby z uwagi na zawodność technologii zapisu. Wyrzucanie tego typu nośników niesie za sobą szczególne zagrożenie ujawnienia i kopiowania danych, dlatego powstały urządzenia, które oprócz papieru skutecznie pozbywają się informacji zapisanych na innych niż papier nośnikach. Producent niszczarek do dokumentów HSM przewidział tę potrzebę i w jego ofercie znajdziemy modele o zaawansowanych parametrach, zdolnych o rozdrabniania również takich elementów jak wspomniane płyty CD, a także karty kredytowe, zszywki i spinacze.
Rynek oferuje szeroki wybór urządzeń do niszczenia dokumentacji, a czynników decydujących o wyborze takiego czy innego produktu jest niemal równie dużo. Aby nie zagubić się w mnogości różnych ofert i rozwiązań warto pamiętać o kluczowych cechach urządzenia – do jakiego celu będzie przeznaczone, czy będziemy niszczyć tylko papier, a jeśli tak – o jakiej gramaturze, jak często będziemy z tego sprzętu korzystać i ile osób będzie miało do niego dostęp, czy utylizacji będą podlegać dane poufne i o jakiej klasyfikacji według normy DIN oraz jakiego rozmiaru i pojemności powinno być urządzenie, aby mieć do niego swobodny dostęp i móc komfortowo je użytkować. Biorąc pod uwagę wszystkie te aspekty, z pewnością uda nam się wybrać produkt, który spełni nasze oczekiwania.